Plantilla de control de pedidos gratis: WhatsApp, Instagram y pagos con Yape o Plin
Si vendes por WhatsApp o Instagram, los pedidos se pierden entre chats: quién pidió, si ya pagó por Yape, si era delivery o recojo. Esta plantilla de control de pedidos gratis los pone en una sola hoja, con el pago, la entrega y el estado de cada uno. Funciona en Excel y en Google Sheets, y se descarga sin dejar tu correo.
La idea es simple: el pedido se anota apenas el cliente escribe, aunque todavía no pague. Cuando paga, se marca. Cuando se entrega, se cierra. Así, en la noche sabes cuánto te falta cobrar y qué tienes que despachar mañana.
Descarga la plantilla gratis
Tres pestañas: Cómo usar, Pedidos (una fila por pedido, con listas para el canal, el medio de pago, la entrega y el estado) y Resumen (cuántos pedidos tienes en cada estado, cuánto falta cobrar y cuánto entró por Yape, Plin, efectivo u otro medio). Trae tres pedidos de ejemplo, inventados, para que veas cómo se llena.
Descargar la plantilla de control de pedidos (Excel, .xlsx, 34 KB)
Se descarga directo: no pedimos correo ni registro. No tiene macros.
Se abre en Excel con doble clic. En Google Sheets, crea una hoja en blanco y entra a Archivo > Importar > Subir, elige el archivo y luego "Reemplazar la hoja de cálculo". Desde el celular, la app de Google Sheets sirve para anotar pedidos al vuelo.
Qué columnas tiene y para qué sirve cada una
| Columna | Qué va |
|---|---|
| N° de pedido | Un código corto (P-001, P-002…). Si un pedido lleva varios productos, usa una fila por producto con el mismo número. |
| Fecha y canal | Cuándo y por dónde llegó: WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, en tienda u otro. |
| Cliente y teléfono o usuario | Lo justo para ubicarlo de nuevo en el chat. |
| Producto, cantidad y precio unitario | Lo que pidió y a cuánto se lo dejaste. |
| Envío cobrado | Lo que le cobras por el delivery o la agencia. Si no cobras, déjalo vacío. |
| Total | Se calcula solo: cantidad × precio + envío. |
| Medio de pago y monto pagado | Yape, Plin, efectivo, transferencia, tarjeta, contra entrega u otro, y cuánto pagó. Sirve también para adelantos. |
| Saldo por cobrar | Se calcula solo y sale en rojo si falta plata. Si cancelas el pedido, queda en cero. |
| N° de operación | El número que aparece en la constancia del pago por Yape o por Plin. Con él encuentras el pago si algo no cuadra. |
| Entrega, dirección y fecha | Delivery, recojo, agencia o courier; a dónde va y cuándo lo entregaste. |
| Estado | Nuevo, Por pagar, Pagado, Preparando, Enviado, Entregado o Cancelado. |
| ¿Pasado a Ventas? | Sí o No. Si un pedido está Pagado y todavía no lo pasaste a tu registro de ventas, la celda se pinta. |
Cómo se usa en un día normal
- Llega el mensaje. "Hola, ¿tienes el polo en talla M?" Si el cliente confirma, anótalo como Nuevo, con producto, precio y forma de entrega. No esperes a que pague.
- Llega el pago. Revisa en tu app que el pago por Yape o por Plin de verdad entró (no te quedes solo con la captura que te mandan), elige el medio de pago, escribe el monto y el número de operación. Si pagó todo, pasa el estado a Pagado; si dejó un adelanto, a Por pagar.
- Preparas y despachas. Cambia el estado a Preparando y luego a Enviado o Entregado.
- En la noche, la pestaña Resumen. Ahí ves cuántos pedidos tienes en cada estado y cuánto falta cobrar en total.
En el ejemplo que trae la plantilla, de tres pedidos uno ya se entregó, otro dejó un adelanto de S/ 10 por Plin y el tercero todavía no paga. El Resumen muestra S/ 43 por cobrar y S/ 78 cobrados por Yape.
Del pedido pagado a tu control de ventas
Esta plantilla no reemplaza tu registro de ventas: lo alimenta. Un pedido pagado pasa a la pestaña Ventas de tu control diario, y ahí se cuadra con lo que llegó a Yape, a Plin y al cajón. Si todavía no llevas ese control, lo explicamos con un día completo de ejemplo en control de ventas diarias y cuadre de caja con Yape, Plin y efectivo, y la plantilla de cuadre de caja también es gratis.
Por qué dos hojas y no una: el pedido tiene datos del cliente y de la entrega que no necesitas en tu registro de ventas, y la venta tiene que cuadrar con tu dinero del día aunque el pedido se haya hecho otro día.
Los datos de tus clientes
Esta hoja guarda datos personales de tus clientes: nombre, teléfono o usuario y dirección. El archivo es tuyo y lo manejas tú; NovaPocket no lo ve ni recibe copia. Algunas buenas prácticas:
- Anota solo lo que necesitas para entregar el pedido. No hace falta el DNI ni la fecha de nacimiento.
- Si quieres usar esos datos para algo más que entregar el pedido (por ejemplo, mandar promociones), la ley puede exigirte el consentimiento del cliente.
- No compartas el archivo ni lo dejes abierto en una computadora que usan otras personas. Si está en Google Drive, revisa con quién está compartido.
- Protege tu cuenta de Google o tu computadora con contraseña.
- Borra las filas de pedidos viejos que ya no necesitas.
En Perú, el tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales. Los datos de tus clientes quedan en tu propio archivo y eres tú quien responde por ellos. Si tienes dudas sobre lo que la ley te exige en tu caso, consulta a la autoridad de protección de datos personales o a un abogado.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla de control de pedidos es gratis?
Sí. Se descarga directo, sin dejar correo ni registrarte, y no tiene macros.
¿Funciona en Google Sheets y en el celular?
Sí. Súbela a Google Sheets con Archivo > Importar > Subir y "Reemplazar la hoja de cálculo". Después puedes anotar pedidos desde la app de Google Sheets en el celular.
¿Puedo anotar pagos por Yape y Plin en la misma hoja?
Sí. En cada pedido eliges el medio de pago (Yape, Plin, efectivo, transferencia, tarjeta, contra entrega u otro) y escribes el número de operación. La pestaña Resumen suma lo pagado por cada medio.
¿Qué hago con un pedido cancelado?
Cambia el estado a Cancelado. La fila se ve tachada, su saldo queda en cero y no se suma en lo cobrado. Si devolviste un pago, anótalo en Notas y corrige el monto pagado.
No es asesoría legal, tributaria ni contable. La plantilla es una herramienta de control interno: no es un libro ni un registro ante SUNAT y no reemplaza tus comprobantes de pago. Qué comprobantes y registros te exige SUNAT depende de tu régimen; consúltalo con un contador o en SUNAT. Los clientes, productos y montos del ejemplo son inventados. Nada aquí es una promesa de ventas ni de ganancias.
Fuentes
- Google, Ayuda de Editores de Documentos: Cómo importar conjuntos de datos y hojas de cálculo. Archivo > Importar acepta .xlsx (no protegido con contraseña), con la opción «Reemplazar la hoja de cálculo» (versión en español de Latinoamérica). Consultada el 19-10-2026.
- Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (gob.pe), Ley N.° 29733, Ley de protección de datos personales. Publicada el 3-7-2011; objeto: garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales mediante su adecuado tratamiento. Consultada el 19-10-2026.